Waarom een clean desk zo belangrijk is

Leestijd: 4 minuten

Papiertjes met snelle krabbels rondom het toetsenbord, een slingerende nietmachine en een stapel gebruikte kopjes ernaast. Uw focus? Die is waarschijnlijk verdwenen. Een opgeruimde omgeving is immers een opgeruimd hoofd. En hoewel dit waarschijnlijk niet voor iedereen zo werkt, hanteren steeds meer bedrijven een clean desk policy. Maar wat houdt dit begrip in – en waarom is het zo belangrijk? We leggen u het graag uit.

De clean desk policy: wat is het?

De naam zegt het al: bij een clean desk policy gaat het erom dat het bureau aan het einde van de werkdag opgeruimd is. Papieren en andere kantoorartikelen worden netjes van het bureau gehaald en opgeborgen. En voila, wat u overhoudt is een clean desk. Natuurlijk klinkt dit eenvoudiger dan het is. Want een clean desk gaat niet alléén over het opruimen van het bureau ná werktijd, het gaat ook om het opruimen tijdens het werken. En ja, dat kan wel eens lastig zijn als u druk bezig bent…

Wat is het nut van een clean desk?

Toch voeren bedrijven die clean desk policy niet zomaar in. Maar wat is het nut? We noemen een aantal redenen.

• 1. Een net, opgeruimd bureau oogt beter dan een bureau vol rommel. En dat draagt weer bij aan de professionele uitstraling van het bedrijf.
• 2. Het zorgt voor focus: als u uw notities en spullen goed organiseert en opruimt, kunt u ze makkelijker terugvinden én wordt u minder afgeleid.
• 3. Als u alles netjes opbergt, voorkomt u dat gevoelige informatie binnen handbereik van onbevoegden ligt.
• 4. Een leeg bureau kan een stuk makkelijker schoongemaakt worden. En zo voorkomt u ook nog dat de schoonma(a)k(st)er een tennisarm krijgt van het, met de poetsdoek, slalommen tussen de notities en andere prullen.
• 5. Het is een must voor flexwerken: het is immers van groot belang dat degene die aan een werkplek heeft gewerkt, ‘m opgeruimd achterlaat voor de volgende die aan dezelfde plek wil werken.

En… Extra fijn? Het kantoormeubilair komt zonder die rommel óók beter tot zijn recht – en dat is vooral iets dat wij heel belangrijk vinden ;-).

Onze pro-tip voor een clean desk

Wilt u die ene notitie niet weggooien omdat u bang bent dat u de informatie nog eens nodig hebt? Scan uw notitie dan – of maak een foto! Op deze manier kunt u het blaadje weggooien, ruimt u uw bureau op én staat de informatie veilig opgeslagen op uw computer.

Zorg voor een clean desk met de 5S-methode

Bent u er klaar voor en wilt u snel voor een clean desk zorgen? Om dit eenvoudig te doen, is de 5S-methode ontwikkeld. Maar wat houdt dit in?

• Scheiden: Eén van de meest belangrijke punten. Kijk naar de spullen op uw bureau en vraag uzelf af: wil ik dit laten staan, of gooi ik het weg? Zo maakt u onderscheid in wat noodzakelijk is en wat overbodig.
• Schikken: Categoriseer uw spullen en geef ze een vaste plek. Dat maakt het opruimen van uw bureau niet alleen een stuk eenvoudiger; u vindt uw spullen ook snel terug!
• Schoonmaken: Haal een doekje over uw bureau – en zie hoe makkelijk een leeg bureau schoon te houden én te maken is!
• Standaardiseren: Heeft u de eerste drie stappen onder de knie? Geef er dan duurzaamheid aan door ze te standaardiseren. Want één keer scheiden, schikken en schoonmaken is natuurlijk niet voldoende. Leg vast wat er gedaan moet worden en hoe vaak én wanneer u dit gaat doen.
• Systematiseren: Het in stand houden van de stappen in uw dagelijkse routine. Bekijk voortdurend of u de procedures ook daadwerkelijk naleeft. Zodra het een routine is geworden, wilt u waarschijnlijk nooit meer anders. Een opgeruimd bureau werkt immers uiteindelijk het fijnste en het meest efficiënt!

Een beetje hulp nodig? Déze producten bevorderen uw clean desk!

 

Natuurlijk verwacht niemand van u dat u dit helemaal alleen kunt. Er zijn namelijk een hoop hulpmiddelen die ervoor zorgen dat u de spullen van uw bureau netjes wegwerkt of opbergt. We sommen er een aantal op:

• Roldeurkast | Met een roldeurkast creëert u veel opbergruimte – terwijl u er weinig ruimte voor inlevert. U hoeft immers geen rekening te houden met openslaande deuren, waardoor u de kast dichtbij uw bureau kunt neerzetten. Ideaal om uw spullen in op te bergen – en er eenvoudig weer bij te kunnen.
• Apothekerskast | Een apothekerskast is ontwikkeld om geordend te kunnen werken. In eerste instantie natuurlijk voor een apotheek, maar waarom ook niet op kantoor? Een apothekerskast staat vaak tegen een bureau, waardoor u al uw spullen binnen handbereik hebt en dus óók sneller geneigd bent de spullen in de kast op te bergen.
• Ladenblok | Super functioneel bij uw bureau, zo’n ladenblok. Doordat hij vaak onder of naast uw bureau staat, is ook dit meubel binnen handbereik. Door de verschillende mogelijkheden in de indeling, kunt u eenvoudig uw schijfgerei, boeken, documentatie, hangmappen of losse krabbels kwijt.
• Monitorarm | Een monitorarm draagt niet alleen bij aan de ergonomie, maar ook aan het kabelmanagement rondom uw bureau. Doordat de monitor(s) boven het blad zweven, houdt u veel meer ruimte op uw bureaublad over.

Meer weten over kabelmanagement? Lees onze blog: Waarom kabelmanagement niet mag ontbreken op uw werkplek.